Państwa dane osobowe, wskazane w standardowo stosowanych formularzach, stanowią niezbędne narzędzie realizacji umowy, akcji marketingowej czy procesu rekrutacji. Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. jako administrator danych osobowych koniecznie gromadzi dane osobowe opisujące osobę fizyczną, np.: dane osobowe zwykłe w zakresie imienia, nazwiska. Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. jako administrator danych osobowych zwraca się do Państwa z uprzejmą prośbą o dane osobowe zwykłe w zakresie informacji dodatkowych, np.: numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej. Brak podania przez Państwa danych osobowych zwykłych w zakresie informacji dodatkowych nie wpływa na możliwość zawarcia umowy czy realizacji procesów rekrutacyjnych, ich podanie jednak zdecydowanie ułatwi kontakt stronom i sprawną Państwa obsługę. Podanie danych pojazdu w związku z wykonywaniem usługi serwisowej czy blacharskiej nie jest obowiązkiem ustawowym. Wskazanie danych pojazdu w standardowo stosowanych formularzach jest dobrowolne, ale niezbędne dla celów realizacji zlecenia.

Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. informuje, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

1. celem zawarcia oraz realizacji umowy: sprzedaży, zlecenia, najmu, użyczenia:
   • o obok Krotoski Cichy sp. z o.o. sp. k. współadministratorem danych osobowych w zakresie umowy sprzedaży, zlecenia, najmu jest Volkswagen Group Polska Sp. z o.o. legitymująca się numerem KRS: 0000327143, adres: ul. Krańcowa 44, 61-037 Poznań. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: e-mail: iod@vw-group.pl lub pisemnie na w/w adres z dopiskiem „IOD”,
   • podstawę przetwarzania stanowi realizacja działań niezbędnych do przygotowania oraz wykonania umowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
   • dane osobowe przetwarzane będą przez okres realizacji umowy oraz dalej do momentu przedawnienia roszczeń plus 1 rok powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń),
   • podanie danych osobowych jest konieczne dla celów wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
   • kategorie odbiorców danych: podmioty administrujące systemami informatycznymi na rzecz Krotoski Cichy Sp. z o.o. Sp.k.; firmy pocztowe i kurierskie (np. wysyłka faktur, części, umowy),
   • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
     • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
     • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN – wskazanie tych danych jest niezbędne do przygotowania narzędzi serwisowych oraz na przeprowadzenie operacji wydania pojazdu,
     • informacje dodatkowe: przykładowo adres poczty elektronicznej, numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer rachunku bankowego – wskazanie tych danych zapewni przyspieszenie komunikacji dla celów realizacji umowy, dokonania rozliczeń wzajemnych oraz przesłanie informacji o zakończeniu zlecenia,
2. celem procesowania zgłoszenia reklamacyjnego/gwarancyjnego:
   • obok Krotoski Cichy sp. z o.o. sp. k. współadministratorem danych osobowych w zakresie przedmiotowych czynności jest Volkswagen Group Polska Sp. z o.o. legitymująca się numerem KRS: 0000327143, adres: ul. Krańcowa 44, 61-037 Poznań. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: e-mail: iod@vw-group.pl lub pisemnie na w/w adres z dopiskiem „IOD”,
   • w przypadku roszczeń z tytułu rękojmi podstawę przetwarzania stanowi obowiązek ustawowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w przypadku roszczeń gwarancyjnych podstawę przetwarzania stanowi wykonanie umowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
   • dane osobowe przetwarzane będą przez okres kompletnego postępowania reklamacyjnego, w tym wygaśnięcia roszczeń – do chwili przedawnienia plus 1 rok powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń),
   • kategorie odbiorców danych: podmioty administrujące systemami informatycznymi na rzecz Krotoski Cichy Sp. z o.o. Sp.k.; firmy pocztowe i kurierskie (np. wysyłka pism); podmioty zobowiązane z tytułu usunięcia skutków wskazanych zgłoszeniem reklamacyjnym,
   • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
     • określające strony postępowania: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
     • określające przedmiot roszczenia: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN,
     • informacje dodatkowe: przykładowo adres poczty elektronicznej, numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer rachunku bankowego – wskazanie tych danych pozwoli na przyspieszenie komunikacji dla celów realizacji umowy, dokonanie rozliczeń wzajemnych oraz przesłanie informacji o zakończeniu zlecenia,
3. celem marketingu bezpośredniego oferowanych produktów:
   • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k., związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz Państwa zgoda (podstawa art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
   • zgody zostały zgromadzone w drodze formularzy osobowych dostępnych w oddziałach Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k., na witrynach internetowych administrowanych przez Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k., przy okazji akcji marketingowych bezpośrednich bądź zbieranych przez podwykonawców Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k.,
   • dane osobowe przetwarzane będą do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych,
   • podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej bez ich wskazania niemożliwa będzie realizacja usług marketingowych, w tym m.in. przesyłanie informacji o produktach, rabatach, konkursach,
   • kategorie odbiorców danych: zleceniobiorcy Krotoski Cichy w zakresie marketingu towarów i usług, np. agencje marketingowe, call center, organizatorzy eventu,
   • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
     • określające potencjalnego kontrahenta: przykładowo imię, nazwisko,
     • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej,
     • informacje dodatkowe: przykładowo adres do korespondencji - dla celów realizacji wysyłki pocztowej reklamy, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,
4. celem przekazywania informacji handlowej w zakresie oferowanych produktów:
   • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz Państwa zgody (podstawa art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
   • zgody zostały zgromadzone w drodze formularzy osobowych dostępnych w oddziałach Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k., na witrynach internetowych administrowanych przez Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k., przy okazji akcji marketingowych bezpośrednich bądź zbieranych przez podwykonawców Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k.,
   • dane osobowe przetwarzane będą do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych,
   • podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej bez ich wskazania niemożliwa będzie wysyłka informacji handlowych o produktach i usługach,
   • kategorie odbiorców danych: zleceniobiorcy Krotoski Cichy w zakresie marketingu towarów i usług, np. agencje marketingowe, call center, organizatorzy eventu,
   • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
     • określające potencjalnego kontrahenta: przykładowo imię, nazwisko,
     • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej,
     • informacje dodatkowe: przykładowo adres do korespondencji - dla celów realizacji wysyłki pocztowej reklamy, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,
5. celem realizacji wysyłki korespondencji tradycyjnej oraz poczty elektronicznej:
   • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej(podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO), bądź realizacja działań niezbędnych do przygotowania oraz wykonania umowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO), np.: wysyłka faktury VAT, wysyłka polisy ubezpieczeniowej,
   • w zależności od przedmiotu korespondencji Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. udziela również informacji na wniosek zainteresowanej osoby (podstawa w przepisach: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   • dane osobowe przetwarzane będą w procesie organizacji i zlecenia wysyłki korespondencji oraz dalej do chwili przedawnienia roszczeń plus 1 rok powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń),
   • kategorie odbiorców danych: firmy pocztowe i kurierskie realizujące wysyłkę,
   • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
     • określające adresata: przykładowo imię, nazwisko,
     • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo, adres do korespondencji, informacja o skrytce pocztowej,
6. celem ochrony i dochodzenia roszczeń na drodze polubownej, sądowej oraz egzekucyjnej:
   • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. związany z ochroną praw (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   • dane osobowe przetwarzane będą maksymalnie do skutecznego zaspokojenia roszczeń,
   • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
     • określające strony postępowania: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL,
     • określające przedmiot roszczenia: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN,
     • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
     • informacje dodatkowe: numer rachunku bankowego, dane otrzymane z powszechnych rejestrów dłużników,
7. celem opracowania statystyk i analiz na wewnętrzne potrzeby Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k.:
   • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
   • dane osobowe przetwarzane będą przez okres dziesięciu lat od chwili zawarcia umowy bądź tożsamej operacji gospodarczej lub do chwili wygaśnięcia roszczeń plus 6 miesięcy powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń) – decyduje termin późniejszy,
   • kategorie odbiorców danych: podmioty administrujące systemem informatycznym, podmioty administrujące narzędziami informatycznymi realizującymi zadania analityczne i statystyczne;
   • przetwarzamy dane zwykłe:
     • określające stron umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
     • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, polisa ubezpieczeniowa, umowa kredytu bądź umowa leasingu, stan pojazdu,
     • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej,
     • informacje dodatkowe: przykładowo adres do korespondencji, informacja o skrytce pocztowej, dane otrzymane z powszechnych rejestrów dłużników imię, nazwisko, NIP lub Pesel, adres do korespondencji, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,
8. celem badania satysfakcji Klienta – badanie odbywa się w drodze rozmowy telefonicznej w imieniu Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k.:
   • obok Krotoski-Cichy współadministratorem danych osobowych w zakresie przedmiotowych czynności jest Volkswagen Group Polska Sp. z o.o. legitymująca się numerem KRS: 0000327143, adres: ul. Krańcowa 44, 61-037 Poznań.. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: e-mail: iod@vw-group.pl lub pisemnie na w/w adres z dopiskiem „IOD”,
   • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   • przetwarzanie danych osobowych odbywa się do maksymalnie 6 miesięcy od momentu zrealizowania umowy, przykładowo sprzedaży, zlecenia, najmu, użyczenia bądź równorzędne,
   • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
   • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko,
   • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, stan pojazdu,
   • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,
9. celem przeprowadzenia konkursu:
   • podstawę przetwarzania stanowi zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
   • dane osobowe przetwarzane są do momentu określonego regulaminem konkursu oraz wygaśnięcia roszczeń wzajemnych,
   • kategorie odbiorców danych: podmioty realizująca na zlecenie Krotoski Cichy Sp. z o.o. Sp. k. zadania związane z konkursem, np. agencja marketingowa
   • zakres przetwarzanych danych osobowych określa formularz rejestracji zgodny z regulaminem konkursu,
10. monitoring
    • podstawą przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes administratora danych osobowych, tj. zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom, kontrahentom i gościom Spółki oraz ich mienia i mienia Spółki (art. 6 ust.1 lit. f RODO),
    • dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 miesięcy, a w przypadku konieczności wykorzystania zapisu monitoringu – przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania określonego w ust. 1 powyżej,
    • kategorie odbiorców danych: właściwe organy państwowe i samorządowe, w szczególności organy ściągania, podmioty świadczące usługi ochrony mienia i monitoringu wizyjnego,
    • utrwalenie wizerunku wynika z faktu przebywania osoby, której wizerunek jest utrwalany na terenie lub w obrębie Spółki.
11. celem wykonania regulacji prawnych związanych z udokumentowaniem obrotu gospodarczego, w tym przeprowadzenia obowiązku badania bilansu przed podmiot uprawniony:
    • podstawę przetwarzania stanowi obowiązek ustawowy w zakresie uregulowaniu dowodów księgowych, w tym Ustawy o Rachunkowości (podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
    • dane osobowe przetwarzane będą przez okres regulowany normami prawnymi w zakresie dokumentacji obrotu gospodarczego, w tym przepisy podatkowe, przepisy rachunkowe bądź międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej,
    • przetwarzamy dane osobowe zgodne z normami prawnymi, w tym uzasadnionym zawiadomieniu o kontroli ze strony organu administracji skarbowej bądź podmiot uprawniony do przeprowadzenia badania bilansu,
    • kategorie odbiorców danych: organy administracji publicznej na uzasadnione żądanie, podmioty administrujące systemem informatycznym, w tym dla celów księgowych,
    • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
      • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
      • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, stan pojazdu,
12. celem przekazywania informacji, w tym danych osobowych na uzasadnione żądanie organów państwowych, np.: policja, sądy, organy w toku postępowań administracyjnych, związanych z zapewnieniem prawidłowej ochrony przetwarzania danych osobowych
    • podstawę przetwarzania stanowi obowiązek ustawowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
    • dane osobowe przetwarzane będą do momentu zakończenia określonego typu postępowania sądowego bądź, w przypadku roszczeń wobec Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k., maksymalnie do 6 miesięcy powyżej prawnie określonego momentu wygaśnięcia roszczeń wzajemnych,
    • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
      • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
      • dane przedmiotu umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, stan pojazdu,
      • określenie możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego,
    • przekazanie danych osobowych zwykłych do organu administracji państwowej jest niezależne wobec woli przetwarzania danych przez administratora Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k.,

Państwa dane osobowe udostępniamy podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie umowy powierzenia danych (dalej: procesorom), wykonującym prace zlecone ze strony Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k.:

• dane osobowe przekazane procesorom będą wykorzystywane w ściśle określonym celu,
• procesor nie ma prawa przekazywania powierzonych danych osobowych podmiotom trzecim bez zgody Krotoski-Cichy Sp. z o.o. sp. k.,
• do kategorii podmiotów przetwarzających dane osobowe zaliczamy:
  • podmioty wykonujące rzecz czynności marketingowe, np.: agencje marketingowe, organizatorzy eventu, call center,
  • importer samochodowy,
  • podmioty administrujące systemami teleinformatycznymi,
  • podmioty świadczące usługi doradcze, w tym prawne, finansowe, zarządzania zasobami ludzkimi,
  • podmioty świadczące usługi kurierskie oraz pocztowe,
  • instytucjom finansowym, w tym bank, leasingodawcy, towarzystwa ubezpieczeniowe,
  • organom administracji publicznej na uzasadnione żądanie.

Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k. jako administrator danych osobowych nie przekazuje Państwa danych osobowych do organizacji międzynarodowych oraz poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego, do którego należą kraje Unii Europejskiej, Liechtenstein, Islandia i Norwegia.
Państwa dane osobowe nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

W ramach ochrony danych osobowych, przysługują Państwu następujące uprawnienia:

• wniosek o dostęp do danych osobowych (zakres danych przetwarzanych wraz z kopią),
• wniosek o sprostowanie lub usunięcie danych osobowych,
• wniosek o ograniczenie przetwarzania danych osobowych,
• wniosek o przeniesienie danych osobowych do innego administratora danych osobowych, z zastrzeżeniem, że przeniesienie danych jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy ich przetwarzanie jest w pełni zautomatyzowane,
• wycofanie istniejącej zgody na przetwarzanie lub ograniczenie zgody, przy czym czynności dokonane na podstawie Państwa zgody przed wpływem wniosku o jej cofnięcie lub ograniczenie, pozostają w mocy jako zgodne z prawem, z zastrzeżeniem, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda,
• sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
• skarga do organu nadzorczego.

Realizacja Państwa wniosku wymaga podania danych osobowych umożliwiających identyfikację Państwa tożsamości oraz przedmiot żądania.

Celem realizacji wskazanych uprawnień zapraszamy Państwa do kontaktu:

• pod adresem pocztowym: Krotoski-Cichy sp. z o.o. sp. k., 92 – 320 Łódź, Niciarniana 51/53, Inspektor Ochrony Danych
• pod numerem telefonu: 785 012 459
• pod adresem poczty elektronicznej: dane.osobowe@krotoskicichy.com